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如何成功举办商务洽谈会?
 

根据商务洽谈举行的地点的不同,可?#36234;?#23427;分为客座洽谈、主座洽谈、客主座轮流洽谈?#32422;?#31532;三地点洽谈。客座洽谈,即在洽谈对手所在地进行的洽谈。主座洽谈,即在我方所在地进行的洽谈。客主座轮流洽谈,即在洽谈双方所在地轮流进行的洽谈。第三地点洽谈,即在不属于洽谈双方任何一方的地点所进行的洽谈。

  以上四种洽谈会地点的确定,应通过各方协商而定。?#28909;?#25105;方担任东?#20048;鰨?#20986;面安排洽谈,一定要在各方面打?#32654;?#20202;这张“王牌”。人们常?#25285;骸?#31036;多人不怪?#20445;?#20854;实在洽谈会中,又何尝不是如?#22235;兀浚?#22312;洽谈会的台前幕后,恰如其分地运?#32654;?#20202;,迎送、款等、?#23637;?#23545;手,都可以赢得信?#25285;?#33719;?#32654;?#35299;与尊重。在这个意义上,完全可以说在洽谈会上主随客便,主应客求,与以“礼”服务实际上是一回事。

  在洽谈会上,如果我方身为东?#20048;鰨?#37027;么不仅应当布置好洽谈厅的环境,预备好相关的用品,而且应当特别重?#27704;?#20202;性很?#24247;?#24231;?#25373;?#39064;。

  只有在某些小规模洽谈会或预备性洽谈会的进行过程中,座?#25373;?#39064;才可以不必拘泥。在举行正式洽谈会时,则对它不能不予以重视。因为它既是洽谈者对规范的尊重,也是洽谈者给予对手的礼遇。
  
  举行双边洽谈时,应使用长桌子或椭圆形桌子。宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放,则面对正门的一方为上,应属于客方;肯对正门的一方为下,应属主方。若桌子竖放,则应?#36234;?#38376;的方向为准,?#20063;?#20026;上,属于客方;左侧为下,属于主方。

  在进行洽谈时,各方的主谈人员应在?#32422;?#30340;一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低?#36234;?#32780;远地分别在主谈人员的两侧变坐。假如需要译员,则应安排其就座于仅次主谈人员的位置,即主谈人员之右。

  举行多边洽谈时,为了避免失礼,按照国际惯例,?#35805;?#22343;以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。这样一来,尊卑的界限就被淡化了。即便如此,在具体就座时,依?#23665;?#31350;有关各方的与会人员尽量同时入场,同时就座。至少,主方人员也不应在客方人员之前就座。

  在洽谈的?#35805;?#36807;程中,双方人员的态度、心理、方式、手法等等,无不对洽谈构成重大的影响。
  
  商务礼仪规定,商界人士在参加洽谈会时,首先要更新意识,树立正确的指导思想,并且以此来指导?#32422;?#30340;洽谈表现。这就是所谓洽谈的方针。谈判方针的核?#27169;?#20381;旧是一如既往地要求洽谈者在庄严肃穆、剑?#20116;?#24352;地洽谈会上,以礼待人,尊重别人,理解别人。具体?#27492;担?#23427;又分为以下六点:
  
  洽谈的第一点方针,是要礼敬对手。礼敬对手,就是要求洽谈者在洽谈会的整个过程中,要排除一切干扰,始终如一地对?#32422;?#30340;洽谈对手讲究礼貌,时时、处处、?#29575;?#34920;现得对对方不失真?#31995;?#25964;意。

  在洽谈过程上,不管发生了什么情况,都始终坚持礼敬对手,无疑能给对方留下良好的印象,而?#20197;?#20170;后的进一步商务交往中,还能发挥潜移默化的功效,即所谓?#28595;?#25964;我一尺,我敬你一丈”。
  
  调查结果表明,在洽谈会中,能够面带微笑、态度友好、语言文明礼貌、举止彬彬有礼的人,有助于消除对手的反?#23567;?#28448;视和抵触心理。在洽谈桌上,保持“绅士风度”或“淑女风范?#20445;?#26377;助于赢得对手的尊重与好?#23567;?/P>

  与此相反,假如在洽谈的过程中,举止粗?#22330;?#24577;度刁蛮、表情冷漠、语言失礼,不知道尊重和体谅对手,则会大大加强对方的防卫性和攻击性,无形之中伤害或?#31859;?#23545;方,为?#32422;?#19981;自觉地增添了阻力和障碍。

  洽谈的第二点方针,是要依法办事。在商务洽谈中,利益是各方关注的核心。对任何一方?#27492;担?#22823;家讲?#24247;?#37117;是“趋利避害”。在不得已的情况下,则会“两利相权取其大,两害相权取其轻”。虽则如此,商界人士在洽谈会上,既要为利益而争,更需谨?#19988;?#27861;办事。

  所谓在商务洽谈中应当依法办事,是要求商务人员自觉地树立法制思想,在洽谈的全部过程中,提倡法律至尊。洽谈者所进行的一切活动,都必须依照国家的法律办事,惟其如此,才能确保通过洽谈所获得的既?#32654;?#30410;。法盲作风、侥幸心理、铤而走险、目无法纪、都只会害人、害?#28023;?#24471;不偿失。

  有一些人在实践中,?#19981;?#22312;洽谈中附加人情世故。它如果是指注重处理与对手的人际关系,争取促进双方之间的理解与尊重,那么则是正确的。假若指的是要在洽谈中搞“人情公关?#20445;?#21363;对对方吹吹打打,与对手称兄道弟,向对方施之以小恩小惠,则是非常错误的。实际上,这是小农意识在作怪,而且无济于事。因为人情归人情,生意归生意,任何有经验的商界人士,都是不会在洽谈会上?#20204;?#24863;战胜理智的。在洽谈中,过多地附加人情,甚至以为此重点,实在是误入歧?#23613;?#35828;到底,犯了这种错误的人,是没有法制观念,而且不懂得应当怎样做生意。

  洽谈的第三点方针,是要平等协商。洽谈是什么?洽谈就是有关各方在合理、合法的情况下,进行讨价还价。由?#19997;?#35265;,洽谈实际上是观点各异的各方经过种种努力,从而达成某种程度?#31995;?#20849;识或一致的过程。换言之,洽谈只会进行于观点各异的有关各方之间,所?#32422;?#22914;离开了平等协商,成功的洽谈便难于设想。 
  在洽谈中要坚?#21046;?#31561;协商,重要的是要注意两个方面的问题:一方面,是要求洽谈各方在地位上要平等一致、相互尊重。?#36745;?#35768;仗势压人、以大欺小。如果在谈判的一开始有关各方在地位上便不平等,那么是很难达成让各方心悦诚服的协议的;另一方面,则是要求洽谈各方在洽谈中要通过协商,即相互商量,求得谅解,而不是通过强制、欺骗,来达成一致。

  在洽谈会上,要做到平等协商,就要以理服人。要进行洽谈,就要讲道理。要以理评理、无理找理、说理坚持一成不变。这样的话,?#33151;?#26131;“自成一说?#20445;?#35828;服对方。

  洽谈的第四点方针,是要求同存异。有一位驰名世界的谈判大师说过:“所谓洽谈,就是一连串的不?#31995;?#35201;求和一个又一个不?#31995;?#22949;协。”他的这句大白话,肯定会有助于商界人?#21487;?#21270;对洽谈本质的理解。

  在任何一次正常的洽谈中,都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。相反,有关各方通过洽谈,多多少少都会获得或维护自身的利益,也就是?#25285;?#22823;?#20197;?#26576;种程序上达到?#36865;?#21327;,彼此都“山重水复疑无路,柳暗花明又一村。”

  有经验的商务人员都清楚,有关各方?#28909;?#21516;意坐下来进行洽谈,那么在洽谈桌上,就绝对不可?#32422;?#25345;“一口价?#20445;?#19968;成不变,一意孤行。否则就是作茧自缚、?#20113;?#20154;人。原因十分简单,在洽谈桌上,有关的一切议题,都是大可一谈的。

  在洽谈会上,妥协是通过有关各方?#21335;?#20114;?#35980;?#26469;?#36842;?#30340;。所谓相互?#35980;剑?#24847;即有关各方均有所退让。但是这种相互?#35980;剑?#35753;不等于有关各方的对待?#35980;健?#22312;实践中,真正的对?#28909;貌剑?#24635;是难以作出的。在洽谈会上所达到的妥协,对当事的有关各方只要公平、合理、自愿,只要尽最大程序维护或争取了各自的利益,就是可?#36234;?#21463;的。

  洽谈的第五点方针,是要互利互惠。上述之所以反复地?#24247;鰨?#26368;理想的洽谈结局,是有关各方达成了大家都能够接受的妥协。说到底,就是要使有关各方通过洽谈,都能够互利互惠。

  在商务交往中,洽谈一?#21271;?#35270;为一种合作或为合作而进行的准备。因此一场商务谈判的最圆满的结局,应当是洽谈的所有参与方,都能各取所需,都取得了一定成功,获得了更大的利益。也就是?#25285;?#21830;务洽谈首先是讲究利益均沾、共同胜利的。如果把商务洽谈?#21448;?#20026;“一次性买卖?#20445;?#20027;张赢得越多越好,甚至要与对?#21046;?#20010;?#28595;?#27515;我活?#20445;?#20105;取以?#32422;?#30340;大获全胜和对手的彻?#36164;?#36133;,来作为洽谈会的最终结果,则必将危及与对方的进一步合作,并且使社会上?#32422;?#26041;产生“心狠手辣”、“不能容人”的恶劣印象。

  因此,商务人员在参加洽谈会时,必须争取的结局应当是既利?#28023;?#21448;利人的。现代的商界社会,最讲?#24247;?#26159;伙伴、对手之间同舟?#24067;謾?#26082;要讲竞争,又要讲合作。?#32422;?#25152;获利的利益,不应当建立在有害对手或伙伴的基础上,而是应?#21271;?#27492;两利。对于这种商界的公德,商务人员在洽谈中务必应当遵守。

  洽谈的第六点方针,是要人?#36335;?#24320;。在洽谈会上,洽谈者在处理己方与对手之间?#21335;?#20114;关系时,必须要作到人与?#36335;?#31163;,各自分别而论。

  在洽谈中,要将对手的人与?#36335;?#24320;,是要求商界人士与对方相处时,务必要切记朋友归朋友、洽谈归洽谈,对于二者之间的界限不能混淆。

  正确的认识,是应当在洽谈桌上,大家彼此?#32422;?#23450;的目标都志在必得、义不容情。因此,既不能指望对手之中的老朋友能够“不忘旧情?#20445;?#33391;心发现,对?#32422;骸?#25163;下留情?#20445;?#25110;是“里通外国?#20445;?#20063;不要责怪对方“见利忘义?#20445;?#19981;够朋友”、对?#32422;骸?#22826;黑”。

  业已明言:商务洽谈并不是一场你死我活的人与人的战争,因此商务人员对它应当就事论事,不要?#31859;约?#23545;洽谈对手主观?#31995;?#22909;恶,来妨碍?#32422;?#35299;决现实问题。

  商界人士在洽谈会上,应当理解洽谈对手的处境,不要对对方提出不切实际的要求,或是一厢情愿地?#37322;?#23545;方向?#32422;?#26045;舍或回报感情。

  同理,商界人士在洽谈会上,对“事”要严肃,对“人”要友好。对“事”不可以不争,对“人”不可以不敬。不然的话,商务人员要是在商务洽谈?#23567;?#23567;不忍则乱大谋?#20445;?#37027;可就怪不?#38376;?#20154;了。
  
  在商界,有一句行话,叫作“君子求财不求气”。它再次告诫各位:意气用事,在商务交往中的任何场合,其中自然也包括洽谈会在内,都是弊大于利的。

  商界同时还流行着另外一句名言,叫作“君子爱财,取之有道”。将其应用于洽谈之中,也是合情合理的。它告诉商界人士,要想在商务洽谈之中尽可能地维护己方的利益,减少己方的损失,就应当在洽谈的方针、策略、?#35760;?#19978;下功夫,从而名正?#36816;?#22320;在洽谈会上获得成功。要是心?#21152;?#21040;了其他地方,甚?#26519;?#26395;?#32422;?#19981;得阳光的邪门歪道出奇制胜,不得痴心妄想,便是?#20113;?#27450;人。

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